仕事術

生産性を爆下げするNGなパソコンの使い方 9選

2020/06/14

普段の生活で時間は足りていますか?「あれもしたい、これもしたい」と思いつつも仕事に追われていませんか?個人のスキルがいきなり爆上がりして2倍の速度で仕事ができるようにならないまでも、普段の無駄時間を削っていくだけで仕事の効率は飛躍的に向上します。本記事ではそんな1つ1つは大きくなくても、積み重なると大きな違いとなるNGなパソコンの使い方とその対応方法をご紹介します。

「パソコンはあんまり詳しくないんで…」と言う方。この記事はそんな難しいパソコンの話ではなく、もっと簡単で誰でもすぐできる方法を記載していますので参考にしてみてください。

生産性を爆下げするパソコンの使い方 9選

遅いパソコンを使用している

皆さんが仕事で使用しているパソコンはいつ購入されたどのぐらいのスペックのものですか?予算との兼ね合いで「まぁこのぐらいでいいだろ」なマシンを使用していませんか?まさかパソコンが起動するまでに3分かかるから電源入れたらコーヒー取りに行くとかやってませんよね?

その時間、超絶に無駄です。

速いパソコンであれば電源を入れて仕事ができるようになるまで20~30秒(スリープ解除なら10秒以下)なのですぐ仕事を始めることができます。

起動時間だけでなくすべての操作がもっさり時間がかかるだけでも大きな無駄になります。例えば遅いパソコンだと大き目のファイルだと開くのに20~30秒とかかかったりしますが、速いパソコンだと3秒とかだったりします。短くなるのがたった25秒でも、仮に1日に50回ファイルを開くのであれば約21分の節約になります。毎日21分早く家に帰れるなら嬉しいですよね?

このように、パソコンの速さは仕事効率に直結します。会社からパソコンを配布されてカスタマイズもできない方以外は今すぐ買い替えるかスペックアップしましょう。

ノートパソコンのタッチパッドを使用している

ノートパソコンを使用されている方で、カーソル操作のためにタッチパッドを使用していませんか?エクセルやパワーポイントを使用する機会が多いのにタッチパッドを使用していて「なんか細かい操作が難しいんだよね」とか感じていませんか?

その時間、超絶に無駄です。

細かい作業をしないのであればノートパソコンのタッチパッドでもいいのですが、使いやすさはマウスには敵わないでしょう。

管理人は現在は「ロジクール MX Master 3S」を使用しています。かなり使いやすく高機能なマウスで、同じネットワーク内の複数マシン間を1つのマウスで行ったり来たりできるので仕事用PC、プライベート用PC両方を同時に快適に使用することも可能です。

小さい画面で仕事している

大抵のノートパソコンは画面サイズが12~15インチ程度で解像度も高くないので効率が悪いです。

資料を見ながら別のドキュメントをまとめたりメールを書いたりする際に、アプリを行ったり来たりしていませんか?

その時間、超絶に無駄です。

外部ディスプレイであれば23~34インチと大きなサイズが選べますし、解像度もフルHD(1920×1080)~4K(3840×2160)と自分に合ったものを選ぶことができます。複数のアプリを行ったり来たりして都度「どこまで読んだっけ…」と見る場所を探すのは非効率です。ノートパソコンにはHDMIかDisplayPort端子が付いているのでこのコネクターと外部モニターを接続すればいいだけなのでお手軽です。

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キーボードショートカットを使用していない

仕事でアプリを何度も切り替えたり、コピー&ペーストを多用している方もいるかと思います。まさか毎回マウスでクリックしてアプリを切り替えたり、「右クリックしてコピー、右クリックしてペースト」とかやってないですよね?

その時間、超絶に無駄です。

日常的によく使う操作のキーボードショートカットは覚えておくようにしましょう。これなら手をキーボードから離さずに必要な操作ができるのでマウスで操作するのよりも格段に効率が上がります。世の中キーボードショートカットは山のようにありますが、最低限以下ぐらいは覚えておきましょう。

ショートカット
(Windowsの場合)
操作
Ctrl + A 文字、ファイル、フォルダーをすべて選択する
Ctrl + C 範囲指定した文字、ファイル、フォルダーをコピー
Ctrl + X 範囲指定した文字、ファイル、フォルダーを切り取る
Ctrl + V コピーしたり切り取った文字、ファイル、フォルダーを貼り付ける
Ctrl + F 文字検索
Ctrl + Z 元に戻す
Ctrl + S ファイルを保存
Ctrl + P プリントアウト
Win + D デスクトップを表示/非表示
Win + E エクスプローラーを起動
Alt + Tab 他のアプリをアクティブにする

これもキーボードショートカットを使うのと使わないのであれば1回のコピペで5秒ぐらい変わってきますが、たった5秒でも、仮に1日に120回コピペするのであれば約10分の節約になります。

デスクトップが整理されていない

よく使うアプリやファイルのショートカットアイコンをデスクトップに置いてある方も多いと思います。ただ、置きすぎてデスクトップがショートカットアイコンで埋まっていませんか?これではゴミ屋敷と同じで何がどこにあるか分からず、探すのに時間がかかります。

その時間、超絶に無駄です。

以下の事を心掛け、デスクトップには本当に必要なものだけお置くようにしましょう。

  • 使用頻度の低いショートカットアイコンは削除する
  • ソフト導入時に勝手に作成されたショートカットアイコンは使わないなら削除する
  • グループ分けできるならデスクトップにはフォルダを作成し、その中に関連するショートカットアイコンを入れる

あと、直接仕事の効率には関係ありませんが、デスクトップがアイコンで埋まっていると

  • この人、仕事できないんだろうな…
  • この人に仕事任せて大丈夫かな…
  • 家もきっと汚いんだろうな…

なんて思われて印象も悪いので、その点でも仕事がしづらくなりますよ。

フォルダ、ファイルが整理されていない

上で紹介したデスクトップがショートカットアイコンで埋まっている人はもれなくこちらも当てはまります。必要なファイルがあった時、探すのにえらく時間がかかっていませんか?

その時間、超絶に無駄です。

平均的なビジネスマンは以下のように年間かなりの時間を「探し物」に費やしています。

平均的なビジネスマンは、年平均150時間を探しものに費やしている

(出典)ウォールストリートジャーナル誌

ファイルやフォルダが整理されていない人には以下のような特徴があります。

ネーミングルールが統一されていない

何かのファイルを新規に作成する場合に、その時の気分で適当な名前付けていませんか?

それ、未来の自分に対してとんでもない時間負債になります。

ファイル名を統一しないとこんな弊害が起きます。

  • 何のファイルだか開かないと分からない
  • どれが最新版なのか分からない
  • ファイル検索で引っ掛からない
  • 間違ったファイルを人に渡してしまった
  • 自分が作ったファイルなのかも自信がない

正しいファイル名の案

ファイル名を付ける場合は、以下が分かるようにしましょう。

  • 何の案件か(お客様名)
  • 案件の内容は何か
  • いつ作成・更新したファイルなのか
  • 補足事項はないか(例:内部向けなど)

管理人の場合は、以下のような名前にしています。これであれば何の案件で手持ちのファイルが最新なのかも確認が容易です。

〇〇銀行様_△△△システム更改ご提案資料_20200531.ppt

※人によっては、最初に日付を持ってきたほうが便利かもしれませんが、どちらの場合でも「ネーミングルールを徹底する」ということが重要になります。

バージョン管理ができていない

仕事上ではありませんが、以前こんなことがありました。

うちの自治会で納涼会をやることになり、そのチラシを役員の1人が作成したんです。その時のファイル名は「〇〇自治会納涼会」でした。まぁ普通に特に問題ないかと思います。その後他の役員さんからのコメントをもらい修正し、ファイル名も「〇〇自治会納涼会修正」になりました。その後細かい修正やレイアウト崩れの修正などが何度も入り、ファイル名は以下のように進化していきました。

  • XX自治会納涼会
  • XX自治会納涼会修正
  • XX自治会納涼会修正2
  • XX自治会納涼会最終
  • XX自治会納涼会最終の修正
  • XX自治会納涼会こんどこそ最終
  • XX自治会納涼会本当の最終
  • XX自治会納涼会最終の最終
  • XX自治会納涼会本当に本当の最終
管理人
どれが最終版やねん。

ここまでではなくても、どれがいつのだか分からないようなファイル名を付けていませんか?

正しいファイル名の案

管理人の場合は、例えば以下のような名前にます。これで手持ちのファイルが最新なのか、どこまでレビュー済みなのかも確認が容易ですし、仮に「最終版!」と言ってしまった後に修正が入っても日付を見ればどれが真の最終版か判断ができます。

  • 〇〇自治会_納涼会_20200501_案.ppt
  • 〇〇自治会_納涼会_20200502_役員コメント反映.ppt
  • 〇〇自治会_納涼会_20200503_役員コメント反映.ppt
  • 〇〇自治会_納涼会_20200504_会長コメント反映.ppt
  • 〇〇自治会_納涼会_20200505_最終版.ppt
  • 〇〇自治会_納涼会_20200506_最終版.ppt

上記まででもいいのですが、管理人の場合は更に「old」という名前のフォルダを作成して古いファイルはすべてそちらに入れ、最新版のファイルだけが表に出ているようにすることで更に「最新版はどれか」の判断時間を短くしています。

「とりあえずここに作ろう」

ファイルやフォルダを作る時に焦って「とりあえずここに作ろう」ってデスクトップに作っていたりしませんか?そんなことするからデスクトップがゴミ屋敷になるんです。これが許されるのはデスクトップにアイコンが数えるほどしかない人が、本当に緊急でファイルやフォルダを作る時だけです。

基本は本来あるべきところにフォルダを作成するようにしましょう。

フォルダが階層化されていない

さすがにすべてのファイルを1つのフォルダ(マイドキュメントとか)にブチまけている方は論外として、フォルダの階層が綺麗になっていないと目的のフォルダに行きつくまでに時間がかかります。

業務内容によって変わってきますが、以下のような切り口でフォルダ分けするようにしましょう。

  • お客様名
  • 年度
  • 製品名

正しいフォルダ名の案

ファイル名を付ける場合は、以下が分かるようにしましょう。

  • いつ来た案件なのか(日付)
  • 何の案件か(お客様名)
  • 案件の内容

管理人の場合は、以下のようなフォルダ名前にしています。日付順にソートすることもできますし、何の案件なのかも確認が容易です。

20200531_〇〇銀行様_△△△システム更改

タスクバーが整理されていない

Windows 10 を使用されている方で、以下のような初期状態のタスクバーをそのまま使っていませんか?

それ、超絶に非効率です。

  • かなり幅を取るCortana検索、使ってますか?
  • Microsoft Storeとか、毎日起動するんですか?

不要であれば表示しないように設定しましょう。ただでさえ小さい画面でタスクバーに使用しているアプリが表示されない状況はそれだけで効率がダダ下がりです。

単語登録を使用していない

仕事でメールを書く機会が多いかと思いますが、いつも書いている定型文ってありませんか?まさか毎回バカ丁寧に打っていないですよね?いつも使用する定型文は単語登録してしまいましょう。

管理人は以下のようなものを登録しています。

変換文字(打つ文字) 変換後の文
あり ありがとうございます。
いつも いつもお世話になっています、〇〇(会社名)の△△(名前)です。
おつ おつかれさまです、〇〇(部門名)の△△(名前)です。
おてすう お手数をおかけしますがよろしくお願いいします。
よろ よろしくお願いいたします。
xxxxxx@yyyyy.zzzz.com(メールアドレス)
(よく使う製品名。)
ちなみに弊社の扱っている製品は長ったらしく30文字ぐらいあるので打つのに時間がかかります。

(その時次第で変わる場合もあり)
〇〇株式会社 △△様(プロジェクトでやり取りするお客様担当者)

例えば「〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっています、〇〇(会社名)の△△(名前)です。」ですが、普通に打つと17秒ぐらいかかりますが「お」「いつも」と打つだけであれば2秒かかりません。
「お手数をおかけしますがよろしくお願いいします。」も打つと7秒ぐらいかかりますが「よろ」と打つだけであれば1秒かかりません。
自分の会社の製品名は長ったらしく、打つと6秒ぐらいかかりますが「せ」と打つだけであれば1秒かかりません。

こんな具合に、1つのメールでも削れる時間が30秒近くあります。1回ではたった30秒ですが、1日に60回メールすれば30分の短縮になります。

ブラウザをなんとなく使っている

パソコン作業の中で結構な時間を占めるのがブラウザを使用したインターネット閲覧。そしてブラウジングの際に行う主な動きでまさかこんな操作をしていませよね?

実施したい行動 マウス操作 キーボード操作
前のページへ戻る 「戻る」をクリック Alt + ←
再読み込み 「最新の情報に更新」をクリック F5 キー
ページの先頭へ移動する ホイールをスクロール Home キー
ページの末尾へ移動する ホイールをスクロール End キー

その時間、超絶に無駄です。

Chrome、Sleipnir、Vivaldiといったマウスジェスチャーに対応したブラウザであれば、マウスから手を放すことなくこれらの操作を行うことが可能です。一般的にマウス操作よりもキーボードショートカットを使用した操作の方が効率的ですが、ブラウジングに限ってはもともとマウスを持って操作しているので、手を放してキーボード操作するよりもそのままマウス操作で完結した方が効率的です。

管理人の場合は以下の操作を割り当てているため、右手のマウス操作だけでほとんどの操作が完結するためブラウジングが非常に快適です。

実施したい行動 マウス操作
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再読み込み (右クリックしながら)マウスを↑に移動
タブを閉じる (右クリックしながら)マウスを↓に移動
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まとめ

生産性を爆下げするNG行動についてまとめました。これらのうち自分の仕事やライフスタイルに合うものを取り入れて、少しでも無駄な時間を削ってより多くの有益なことに時間を使える一助となれば幸いです。

 

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